Como cadastrar e acompanhar uma Ordem de Serviço

A Ordem de Serviço (OS) é utilizada para registrar, organizar e acompanhar os serviços realizados pela assistência técnica. Por meio dela, é possível controlar desde a entrada do equipamento até a conclusão do reparo e a entrega ao cliente.

A OS reúne informações importantes, como dados do cliente, identificação do equipamento, defeito relatado, orçamento, aprovação, peças utilizadas, serviços realizados, valores e status do atendimento. Dessa forma, todo o processo fica registrado e pode ser consultado posteriormente.

1. Acesse o módulo de Assistência Técnica

No menu principal do sistema, acesse Assistência Técnica → Pedidos .

Na tela de Ordens de Serviço, serão apresentadas as OS já cadastradas. Para registrar um novo atendimento, clique em Novo Pedido .

2. Selecione o cliente e identifique o equipamento

Após abrir uma nova OS, selecione o cliente responsável pelo equipamento.

Em seguida, informe os dados necessários para identificar o equipamento que será atendido, como:

  • Marca;

  • Modelo;

  • Número de série;

  • Outras informações de identificação, quando disponíveis.

É importante preencher esses dados corretamente para evitar que o equipamento seja confundido com outro atendimento do mesmo cliente.

3. Registre o defeito relatado pelo cliente

No campo destinado à descrição do problema, informe de forma clara o defeito ou problema relatado pelo cliente.

 

Essa informação deve representar o que foi informado no momento da entrada do equipamento e poderá ser utilizada como referência durante a avaliação e execução do serviço.

O defeito registrado também poderá constar no comprovante de entrada, servindo como registro do estado e da solicitação apresentada pelo cliente no momento da entrega do equipamento.

4.Situação 

 

5. Salve a Ordem de Serviço

Após preencher os dados do cliente, equipamento e defeito relatado, revise as informações para verificar se estão corretas.

Em seguida, clique em Salvar.

Depois de salva, a Ordem de Serviço receberá um número sequencial, que será utilizado para identificar e localizar o atendimento dentro do sistema.

Esse número também facilita o acompanhamento da OS durante todo o processo de assistência técnica.

6. Atualize o status da Ordem de Serviço

Durante o atendimento, mantenha o status da OS atualizado de acordo com a etapa em que o serviço se encontra.

O processo pode passar por diferentes etapas, como:

  • Orçamento: equipamento em avaliação ou orçamento sendo elaborado;

  • Aprovação: aguardando a autorização do cliente para realizar o serviço;

  • Execução: serviço autorizado e reparo em andamento;

  • Entrega: serviço concluído e equipamento pronto para ser devolvido ao cliente.

A atualização correta do status permite que a equipe saiba em qual etapa cada atendimento está e facilita o acompanhamento das Ordens de Serviço em aberto.

7. Registre as peças e os serviços realizados

Após a aprovação e durante a execução do reparo, registre na OS todas as peças utilizadas e os serviços realizados.

Informe os itens correspondentes, suas quantidades e valores, quando aplicável.

Esse registro permite calcular corretamente o valor final do atendimento e mantém o histórico do que foi utilizado no reparo.

8. Realize o faturamento

Depois que o serviço estiver concluído, confira os valores referentes às peças, mão de obra e demais serviços realizados.

Com todas as informações conferidas, prossiga com o faturamento da Ordem de Serviço, conforme as opções disponíveis no sistema.

Antes de finalizar, verifique se o cliente, os itens, as quantidades e os valores estão corretos.

9. Faça a baixa das peças utilizadas no estoque

As peças utilizadas no reparo devem ser registradas corretamente para que o sistema possa realizar a baixa do estoque.