Como consultar e controlar os saldos do estoque

O controle de Estoque permite acompanhar a quantidade de produtos disponível na empresa, identificar itens reservados, verificar a necessidade de reposição e auxiliar no planejamento das compras.

A consulta correta dos saldos é importante para evitar vendas de produtos que não estão disponíveis fisicamente e para manter o estoque do sistema de acordo com a realidade da empresa.

1. Acesse os saldos do estoque

No menu principal do sistema, acesse:

Estoque → Saldos Atuais 

Dependendo da configuração do sistema, essa opção também pode ser apresentada como Posição de Estoque.

Nessa tela, serão apresentados os produtos cadastrados e suas respectivas quantidades de estoque.

2. Utilize os filtros disponíveis

Para localizar um produto ou analisar uma determinada parte do estoque, utilize os filtros disponíveis no sistema.

A consulta pode ser realizada por:

  • Produto;

  • Grupo ou categoria;

  • Depósito;

  • Outros filtros disponíveis.

Caso a empresa trabalhe com mais de um depósito ou local de armazenamento, confira atentamente o depósito selecionado antes de analisar os saldos.

Isso evita confundir a quantidade existente em um local com a quantidade disponível em outro.

3. Confira a quantidade disponível e reservada

Ao consultar o estoque, verifique a diferença entre a quantidade disponível e a quantidade reservada, quando essas informações forem apresentadas pelo sistema.

A quantidade reservada corresponde aos produtos que já estão comprometidos com alguma operação, como pedidos ou outras movimentações que tenham gerado reserva.

A quantidade disponível representa o saldo que pode ser utilizado nas operações de venda, conforme as regras e configurações do sistema.

Por isso, não considere apenas o estoque físico total. Sempre confira o saldo disponível antes de realizar uma venda ou planejar uma reposição.

4. Configure o estoque mínimo

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No cadastro de cada produto, preencha o campo Estoque Mínimo de acordo com a necessidade da empresa

Esse valor representa uma quantidade mínima desejada para determinado produto. Quando o estoque se aproxima ou fica abaixo desse limite, o sistema pode auxiliar na identificação dos itens que precisam ser repostos.

O estoque mínimo deve ser definido considerando fatores como consumo do produto, frequência das vendas e prazo de reposição do fornecedor.

5. Consulte os alertas de estoque mínimo

Utilize o alerta ou relatório de Estoque Mínimo para identificar produtos que estão com quantidade baixa ou abaixo do limite definido.

Essa consulta facilita o planejamento das compras, permitindo que a empresa identifique antecipadamente quais produtos precisam ser repostos.

A partir dessa análise, os itens podem ser avaliados para a criação de um Pedido de Compra, conforme a necessidade da empresa.

6. Faça a reposição de forma controlada

Quando um produto estiver abaixo do estoque mínimo, analise a quantidade disponível, o histórico de vendas e a necessidade de reposição antes de realizar uma nova compra.

Após a compra e o recebimento da mercadoria, registre corretamente a Entrada de Compra no sistema. Dessa forma, o estoque será atualizado de acordo com os produtos efetivamente recebidos.

Importante

Nunca ajuste o saldo do estoque “no chute” ou apenas para fazer o número do sistema coincidir com uma quantidade esperada.

Quando houver diferença entre o estoque físico e o estoque registrado no sistema, primeiro deve ser realizada uma conferência ou inventário para identificar a origem da divergência.

A entrada de compra deve ser utilizada para registrar mercadorias efetivamente recebidas, enquanto o inventário é o procedimento adequado para conferir e, quando necessário, corrigir diferenças identificadas no estoque.

Manter essas movimentações registradas corretamente ajuda a preservar a confiabilidade dos saldos e evita problemas no controle de vendas, compras e custos dos produtos.