Como realizar o controle e a baixa de Contas a Receber
O módulo de Financeiro -> Contas a Receber permite controlar os valores que a empresa tem para receber de seus clientes, acompanhando os títulos gerados a partir das vendas, suas respectivas datas de vencimento, parcelas, recebimentos e baixas.
Esse controle é importante para manter o fluxo financeiro organizado, acompanhar valores em aberto e garantir que os recebimentos registrados no sistema correspondam aos valores efetivamente recebidos pela empresa.
1. Geração dos títulos a receber
Ao realizar o faturamento de uma venda, seja por meio de uma NF-e ou de um pedido faturado, o sistema poderá gerar automaticamente os respectivos títulos a receber, de acordo com a condição de pagamento informada na venda.
Quando uma venda for parcelada, cada parcela será registrada individualmente, permitindo acompanhar separadamente o valor, vencimento e situação de cada parcela.
2. Acesse o Contas a Receber
No menu principal do sistema, acesse:
Financeiro → Contas a Receber
Nesse módulo, será possível consultar os títulos cadastrados e acompanhar aqueles que estão em aberto, vencidos, recebidos ou liquidados, conforme os status disponíveis no sistema.
3. Localize o título do cliente
Utilize os filtros disponíveis para localizar o título que deseja consultar ou receber.
Verifique principalmente:
-
Cliente;
-
Data de vencimento;
-
Valor;
-
Número da parcela;
-
Forma de pagamento;
-
Situação do título.
Quando a venda possuir mais de uma parcela, cada parcela aparecerá em uma linha separada. Dessa forma, é possível realizar o recebimento de cada parcela individualmente, conforme ela for paga pelo cliente.
4. Realize a baixa do recebimento
Quando o cliente realizar o pagamento, localize o respectivo título e clique em Baixar.
Na tela de baixa, informe ou confirme os dados solicitados, principalmente:
-
Valor recebido;
-
Data do recebimento;
-
Conta ou caixa em que o valor foi recebido;
-
Outras informações solicitadas pelo sistema.
Antes de confirmar a baixa, confira se o valor informado corresponde ao valor efetivamente recebido.
Após a confirmação, o sistema registrará o recebimento e atualizará a situação do título.
5. Confira os valores recebidos
Depois de realizar a baixa, é importante conferir se o lançamento registrado no sistema corresponde ao valor que realmente entrou na conta ou no caixa da empresa.
Essa conferência é especialmente importante para pagamentos realizados por Pix, boleto, transferência ou outras formas de recebimento, evitando diferenças entre o financeiro e o extrato bancário.
6. Realize a conciliação com o extrato
Sempre que possível, compare os recebimentos registrados no sistema com o extrato bancário ou da conta utilizada para receber os valores.
O valor identificado no extrato deve corresponder ao valor registrado na baixa, considerando eventuais tarifas ou descontos que tenham sido corretamente lançados.
A conciliação ajuda a identificar possíveis diferenças, lançamentos duplicados ou recebimentos que ainda não foram registrados no sistema.
Importante
Evite excluir ou apagar um título que já tenha sido liquidado apenas para corrigir uma informação.
Caso seja necessário corrigir uma baixa realizada incorretamente, o procedimento adequado é estornar a baixa e, depois, realizar o lançamento novamente com as informações corretas.
Dessa forma, o histórico financeiro permanece registrado e o sistema mantém maior controle sobre as movimentações realizadas.