Como realizar a entrada de uma NF-e de fornecedor

A Entrada de Mercadoria é utilizada para registrar no sistema os produtos recebidos de um fornecedor, permitindo atualizar o estoque, registrar os custos dos produtos e, conforme a configuração financeira, gerar os respectivos títulos no Contas a Pagar.

O processo deve ser realizado com atenção, pois informações incorretas na entrada podem afetar o estoque, o custo médio dos produtos e o controle financeiro da empresa.

1. Acesse o módulo de Compra 

No menu principal, acesse:

Compras 

Também é possível acessar o pedido de compra pendente de recebimento, quando a entrada estiver vinculada a uma compra previamente cadastrada.

Localize o pedido ou a operação correspondente à mercadoria que foi recebida.

2. Importe o XML ou selecione o pedido

Para registrar a entrada, utilize o XML da NF-e emitida pelo fornecedor, quando disponível, ou selecione o pedido de compra correspondente.

O uso do XML facilita o preenchimento das informações da nota e reduz a necessidade de digitação manual dos dados.

3. Confira os dados da nota

Antes de confirmar a entrada, confira cuidadosamente as informações apresentadas pelo sistema e compare-as com a NF-e recebida.

Verifique principalmente:

  • CNPJ do fornecedor;

  • Número da NF-e;

  • Produtos e descrição dos itens;

  • NCM;

  • Quantidades;

  • Valores unitários;

  • Valor total da nota;

  • Outras informações relevantes da operação.

A conferência deve ser realizada utilizando o XML e/ou documento fiscal recebido do fornecedor como referência.

4. Corrija as divergências antes de confirmar

Caso exista alguma diferença entre a mercadoria recebida e as informações apresentadas na nota ou no pedido, faça a conferência antes de gravar a entrada.

Em caso de divergência de quantidade, ajuste a informação conforme o procedimento definido pela empresa.

Não confirme uma entrada utilizando valores estimados ou “no chute”. O registro deve representar corretamente o que foi recebido e documentado.

5. Confirme a entrada

Depois de conferir todos os dados e corrigir as divergências necessárias, confirme a entrada da mercadoria.

Após a confirmação, os produtos serão registrados no estoque e o saldo disponível será atualizado conforme as quantidades efetivamente lançadas.

Quando o sistema estiver configurado para isso, a entrada também poderá gerar automaticamente os respectivos lançamentos no Contas a Pagar, de acordo com as condições de pagamento da NF-e.

6. Confira o resultado da movimentação

Compras -> Cadastro -> Produtos ->Histórico de Estoque 

Após finalizar a entrada, confira se:

  • As quantidades foram adicionadas corretamente ao estoque;

  • Os produtos estão vinculados aos cadastros corretos;

  • Os valores estão de acordo com a NF-e;

  • O custo dos produtos foi atualizado corretamente;

  • O título correspondente foi gerado no Contas a Pagar, quando aplicável.

Importante

Em caso de divergência de valor, não finalize a entrada sem antes verificar a situação.

Interrompa o processo e comunique o responsável pelas compras ou o comprador para que a diferença seja analisada e resolvida.

Uma entrada registrada incorretamente pode alterar o custo médio dos produtos, prejudicar o controle do estoque e gerar informações financeiras incorretas. Por isso, todas as informações devem ser conferidas antes da confirmação definitiva da entrada.